Ejemplos de documentación de procesos
Cómo presentar su documentaciónCargue sus documentos a su solicitud iniciando sesión en Servicios de Solicitud y yendo a Documentos pendientes. El límite de carga de documentos es de 15MB.Fechas de vencimiento de la documentaciónAsegúrese de que recibimos su documentación antes de la fecha de vencimiento para que podamos evaluarla a tiempo. Visite Fechas clave y tasas para conocer las fechas de vencimiento de la documentación.
Documentos requeridosLa documentación que debe presentar depende de sus cualificaciones. NOTA: En los casos en los que se hace referencia a los expedientes académicos, se requiere el expediente académico oficial. Los certificados de notas, los resúmenes de resultados y los documentos de los elementos de adjudicación no son suficientes.
Expediente académico en el que figuren todas las asignaturas cursadas, los resultados (incluidos los suspensos), la clave del sistema de calificaciones, el nombre de la titulación y la prueba de concesión/conclusión, si procede. No incluya los certificados I o II, los certificados III y IV incompletos, ni los cursos de menos de 180 horas, ya que no se pueden evaluar.
Comercio y prácticas australianas realizadas antes de la introducción del Marco de Cualificaciones Australiano (AQF) en 1995Certificado que demuestre la finalización del comercio o las prácticas del gobierno correspondiente o del organismo emisor.Comercio o prácticas australianas realizadas desde la introducción del Marco de Cualificaciones Australiano (AQF) en 1995Transcripción académica que muestre todas las asignaturas cursadas, los resultados (incluidos los suspensos), la clave del sistema de calificación, el nombre del premio y la prueba de concesión/conclusión de su proveedor de formación registrado. Comercio o prácticas en el extranjeroCertificado de finalización de comercio o prácticas expedido por el organismo gubernamental o emisor correspondiente, y documentos de cualquier cualificación académica asociada, incluido el expediente académico que muestre todas las asignaturas cursadas, los resultados (incluidos los suspensos), la clave del sistema de calificación, el nombre de la concesión y la prueba de concesión o finalización.
Documentación técnica
La documentación de los procesos puede ser un arma de doble filo. Muchos sectores la exigen y muchas empresas la realizan sólo porque creen que es lo “correcto”. Por otro lado, muchas organizaciones evitan por completo la documentación de los procesos, por considerar que es una completa pérdida de tiempo y dinero. En el sector profesional de la gestión de procesos empresariales (BPM), el debate continúa: Muchos se hacen la sencilla pregunta: “¿Vale la pena la documentación?”.
En esta guía, aprenderá sobre la naturaleza de la documentación de procesos, incluyendo sus orígenes, sus objetivos, qué esperar y quién debe participar. A continuación, le presentamos las ventajas, los retos y las herramientas esenciales del proceso y le proporcionamos los pasos para realizar su propia documentación. Para terminar, hablaremos de la documentación del proyecto, de la diferencia entre proceso y procedimiento y de varios enfoques de la documentación del proceso. A lo largo de este artículo, también encontrará opiniones de expertos y una plantilla gratuita.
Como parte crucial de la gestión de procesos empresariales, la documentación de procesos es el método interno y continuo para capturar los pasos necesarios para completar un proceso o tareas. Un proceso empresarial comprende todas las tareas que conducen a la entrega de un producto o servicio específico. Lo ideal es que el personal realice la documentación de los procesos a medida que se producen. El campo de la documentación de procesos hace hincapié en cómo los miembros del personal realizan el proceso, no en qué consiste el proceso. La documentación de procesos es fundamental para cualquier empresa porque aumenta la coherencia y permite a su personal aprender tanto de sus éxitos como de sus errores.
Documentación del software
La documentación de procesos es el método para capturar internamente toda la información necesaria para ejecutar correctamente un proceso de negocio dentro de su organización. Es una actividad continua que debe llevarse a cabo a medida que se construyen los procesos para garantizar la obtención del resultado deseado.
La documentación de procesos crea un documento de proceso: una descripción detallada de todos los requisitos necesarios para ejecutar correctamente un proceso. Debe incluir toda la información relevante para que el documento sea fácil de entender y llevar a cabo.
Un modelo de proceso es una representación gráfica del proceso empresarial y su ejecución. No incluye detalles precisos como la propiedad o la responsabilidad de los pasos del proceso, o el tiempo que se espera que dure cada paso del proceso. Este nivel de detalle puede añadirse en la documentación del proceso.
Por ejemplo, un paso en un modelo de proceso es “Crear solicitud de compra”, una simple descripción de la tarea. En el documento del proceso, hay una descripción más detallada, como la definición de la fecha de entrega, la información de entrega y las especificaciones del producto.
Plantilla de documentación del sistema
La mayoría de las organizaciones deben documentar en cierta medida sus actividades de tratamiento. Tanto los responsables del tratamiento como los encargados del mismo tienen sus propias obligaciones de documentación, pero los responsables del tratamiento deben llevar registros más extensos que los encargados del mismo.
Una compañía de seguros tiene 100 empleados. Entre otras cosas, trata regularmente datos personales en el contexto de la tramitación de siniestros, ventas y recursos humanos. Aunque la empresa tiene menos de 250 empleados, debe documentar este tipo de actividades de tratamiento porque no son ocasionales. Sin embargo, algunas de las actividades de tratamiento de la empresa se producen con menos frecuencia. Por ejemplo, ocasionalmente lleva a cabo una encuesta de compromiso del personal interno. La empresa no realiza esta actividad de tratamiento concreta con mucha frecuencia, por lo que no necesita documentarla como parte de su registro de actividades de tratamiento.
La misma empresa lleva a cabo otras actividades de tratamiento con poca frecuencia. Por ejemplo, ocasionalmente realiza la elaboración de perfiles en su base de datos de clientes con el fin de clasificar los riesgos de los seguros. Aunque esto sea poco frecuente, la empresa debe documentarlo. Esto se debe a que la creación de datos inferidos a través de la elaboración de perfiles puede ser intrusiva y dar lugar a riesgos para los derechos y libertades de las personas.